Cómo y porqué decliné a presentar un RFP (Request For Proposal) para una “Transformación ágil”

Hace pocos días convocaron a la empresa en que trabajo a una selección de proveedores para una consultoría en Transformación ágil en una prestigiosa empresa en Colombia.

Acabé de contestarle al cliente que no iba a responder un RFP de 20 páginas cuya respuesta iba a tener por lo menos 60 páginas muy elaboradas.

A continuación mi respuesta:

Cordial saludo

Confirmo que si recibimos el RFP, les agradecemos tenernos en cuenta y si queremos participar.

Sin embargo este proceso de compra de consultoría, con este RFP, con estas características y este tamaño se aleja de los valores ágiles y por eso declino a presentar el RFP.

Si esto implica no participar en el negocio, respetaré la decisión de ustedes

Te cuento específicamente a que me refiero :

La Agilidad se basa en 4 valores y 12 principios, plasmados en el Manifiesto ágil.

Considero que este proceso y este RFP se alejan de los 4 valores , cómo te contaré a continuación:

Valor ágil 1: Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas. y Valor Ágil 2: Es más importante el software funcionando ( en este caso los resultados de transformación) que la documentación exhaustiva. Queremos enfocar nuestra energía a generar valor con ustedes, no a crear un documento tan grande exhaustivo y que intenta ser predictivo.

Les proponemos como alternativa que hagan un Workshop o una hackatón de 1 ó 2 días con uno o varios proveedores y que ahí decidan cómo hacer un experimento con uno o 2 de ellos. Los resultados dirán con cuales se quedan al final.

Valor ágil 3:Colaboración con el cliente sobre negociación contractual. Me resisto a hacer una selección exhaustiva para un contrato grande sin haber colaborado, sin que las personas de ambas empresas se conozcan, sin ver si las culturas son compatibles o no.

Les proponemos como alternativa ir trabajando y hacer contratos pequeños inicialmente e incrementales en el tiempo, a medida que nos vamos conociendo.

Valor ágil 4: Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan. En el RFP dice que debemos citar cuáles pasos tiene la transformación, a quienes debemos capacitar y que estructura y Roles deben tener ciertos departamentos de la empresa para adoptar la agilidad. Esto sólo se puede esbozar o prototipar en el momento y después de haber conocido muy bien la empresa y el contexto del equipo en ese momento. No hay recetas, es mas , lo que funciona en un momento para un equipo puede que no funcione en otro momento. Te invito a que revises el marco Cinefyn específicamente en cuanto a los entornos complejos y caóticos. Allí lo ideal es hacer experimentos, por eso no te puedo responder de antemano.

Propongo como alternativa hacer unas primeras iteraciones, semanas cada una, y a medida que iteramos ir definiendo Juntos y en contexto las actividades para la transformación.

Por último te invito a que revises a profundidad si en realidad quieres contratar a un proveedor que te responda «muy bien» el RFP pero que al hacerlo no tenga en cuenta estos 4 valores ágiles, sobre lo que se basa la agilidad. Que a su vez es el principal vehiculo (El cómo) para hacer una transformación. Esto desde nuestro conocimiento y experiencia.

Me despido quedando a tu disposición para futuras iniciativas y reiterando nuestra disponibilidad.

Atentamente Juan Andrés.

Y ¿Porque respondí esto?

“Debemos practicar lo que vendemos, ese es uno de nuestros principios en la empresa” si mi empresa es consultora en agilidad debe creer y por lo tanto aplicar los principios ágiles.
Sólo entramos a trabajar con clientes que veamos comparten nuestra forma de ver la vida, en este caso intentamos convencerlos de hacer iteraciones cortas, que conversáramos , que vieran nuestro trabajo y la única respuesta fue que llenáramos y les mandáramos el documento y que en la selección hablábamos.
Por este tipo de decisiones tal vez no entre a cierto tipo de clientes, y tal vez la empresa no crezca mucho. Es posible. Pero sólo trabajar a clientes donde siento que voy a maximizar el valor y minimizar el desperdicio (Lean Thinking) me dá cada vez mejores resultados y nos permite cada vez vivir mejor, y al final ¿ no es para esto que trabajamos y emprendemos?.

Sólo trabajar a clientes donde siento que voy a maximizar el valor y minimizar el desperdicio (Lean Thinking) me dá cada vez mejores resultados y nos permite cada vez vivir mejor, y al final,