El Desafío: Un camino hacia la Transformación Digital
En junio de 2024 empezamos con una de las principales siderúrgicas del Caribe una Transformación digital. Queríamos lleva a la empresa a otro nivel de competitividad y resultados.
Para lograr una transformación alineada con los objetivos empezamos trabajamos con ellos con un enfoque sistémico, en varios varios ejes, como cultura, talento y cambio, Iniciativas de mejora operativa e iniciativas transformacionales. Involucramos temas como experiencia de usuario, procesos operativos, base tecnológica y productos de tecnología informática (software).
Desde entonces hemos trabajado líneas como Consultoría, acompañamiento, y desarrollo de software, principalmente basado en UX, Design Thinking, metodologías ágiles y DevOps.
El primer paso fue valorar el estado actual de la organización (As Is), entendiendo ¿dónde estaba?, ¿cuáles eran sus capacidades? y ¿cómo se tomaban las decisiones?, mapeando el sistema, los principales Flujos de valor, los procesos clave y oportunidades de mejora.
A partir de este análisis, se definieron y priorizaron varias iniciativas estratégicas, entre las cuales se dio prioridad a la atención comercial.
Un acompañamiento integral
Para cuidar que la transformación, además de tecnológica fuera cultural y de procesos, la consultoría y acompañamiento se desarrolló en cuatro fases, generando aprendizajes y alineación.
1. Entendimiento (Alineación y mapeo As Is)
La primera fase se enfocó en entender el contexto actual de la siderúrgica mediante aspectos como:
● Investigación de los usuarios y su contexto.
● Investigación del estado del mercado.
● Benchmarks competitivos.
● Entrevistas con stakeholders clave de todas las áreas involucradas en el journey digital.
● Mapeo detallado de procesos, identificando flujos de trabajo, tiempos de ejecución y herramientas utilizadas.
● Análisis de interdependencias entre áreas, identificando puntos de fricción y oportunidades de sinergia.
2. Definición de la Visión To – Be
A partir del análisis del As Is, se hicieron inmersiones para identificar los principales dolores y posibles ganancias para el cliente, alineadas con los Objetivos estratégicos, usando artefactos como el Value proposition Canvas. Por nuestro NDA con el cliente no los podemos contar aquí.
3. Visión To Be)
Luego de identificar el escenario As – Is y utilizando artefactos como la matriz de esfuerzo y valor se construyó el Roadmap de iniciativas priorizadas. Algunos de los temas tenidos en cuenta en el diseño de los Roadmaeste diseño fueron: Dentro de este Roadmap los primeros pasos fueron.
4. Ideación (Identificación de soluciones y definición del To Be)
Definición de un modelo digital optimizado (“to be”), alineado con la estrategia de la empresa.
● Diseño de una solución digital para apoyar los objetivos empresariales.
● Priorización de funcionalidades, aquí se validó que la solución debía mejorar tanto la experiencia del cliente como la eficiencia operativa.
5. Visión To Be)
Con la solución identificada, avanzamos con un Agile Inception Deck, en el que se establecieron:
● Objetivos claros y métricas de éxito para evaluar el avance del impacto de la transformación.
● Método de implementación ágil, para este caso el equipo escogió el marco de trabajo Scrum, con un backlog para desarrollo e iteraciones.
● Plan de adopción y gestión del cambio, gestionando las capacidades de las personas y equipos involucrados en el cambio.
El equipo: Una célula multidisciplinaria enfocada en la transformación
Para lograr la transición hacia el nuevo modelo digital, conformamos un equipo sensibilizado en el uso de la solución y articulado con los usuarios finales y el equipo comercial del cliente. Esta célula trabajó de manera colaborativa, asegurando transferencia de conocimiento y una adopción ágil desde el primer día.
El equipo estuvo conformado por:
● Dos analistas de procesos, encargados de comprender, mapear y optimizar flujos clave para el negocio.
● Dos facilitadores ágiles (uno de Castor y uno del cliente), articulando prácticas colaborativas y asegurando un traspaso de conocimiento continuo.
● Un Product Owner, responsable de priorizar el valor y mantener la visión del producto.
● Un experto en Experiencia de Usuario, orientado a garantizar soluciones intuitivas, accesibles y centradas en el cliente.
● Desarrolladores y QAs, encargados de la construcción, validación y calidad del producto.
● Apoyo técnico especializado, incluyendo Arquitecto, experto en DevOps, QA y mentores técnicos, para asegurar escalabilidad, buenas prácticas y sostenibilidad de la solución.
El impacto: Más allá del Software
La transformación en este proyecto trascendió lo tecnológico. El cliente experimentó un cambio en su cultura organizacional y en la forma de operar sus procesos, gracias a:
● Mayor alineación entre áreas, impulsada por la adopción de prácticas ágiles y la colaboración constante del equipo multidisciplinario.
● Un equipo referente dentro de la organización, que demuestra que sí es posible adoptar nuevas formas de trabajo más eficientes, humanas y adaptadas a un entorno volátil e impredecible.
● Un cambio real en la mentalidad organizacional, donde la digitalización empezó a formar parte del ADN de la empresa. Este nuevo enfoque ya se está extendiendo a otros flujos de valor y áreas estratégicas.
● Apertura a nuevas iniciativas digitales, lo que aceleró la modernización de otros procesos y fomentó una visión más innovadora del negocio.
● Transformación de la experiencia del usuario, habilitando la autogestión de cotizaciones y mejorando la interacción con la plataforma. Resultado: Adopción en crecimiento, con picos superiores al 25%, demostrando que la solución es intuitiva, se integra fácilmente y genera valor desde el inicio.
● Mayor eficiencia del equipo comercial, al liberar tiempo operativo que ahora se destina a actividades de mayor valor estratégico. Resultado: Vendedores clave alcanzan niveles de adopción entre el 20% y el 40%, liberando tiempo para gestión comercial y cierre de oportunidades.
● Mejora continua como hábito: permitiendo decisiones basadas en datos, detección temprana de cuellos de botella y acciones correctivas en tiempo real. Resultado: Equipos más alineados, procesos más predecibles y una evolución constante que reduce riesgos y maximiza la calidad del servicio.
El camino apenas comienza
La iniciativa del proceso de cotizaciones es solo una de las muchas que hacen parte del Roadmap de transformación digital. Y lo logrado hasta ahora demuestra que, cuando trabajamos con disciplina, estructura y foco en los objetivos del cliente, avanzamos juntos: el equipo del cliente y el equipo de Castor. Hoy, varios integrantes que iniciaron en esta iniciativa ya están aportando en otros frentes, llevando consigo nuevas prácticas, aprendizajes y una mentalidad más abierta al cambio.
Esa polinización cruzada ha permitido que otras áreas se contagien de nuevas formas de trabajar y abran la puerta a más iniciativas de transformación. Del lado del cliente, el crecimiento también se ha materializado: gracias al upskilling adquirido durante el proyecto, algunas personas han sido ascendidas o reasignadas a nuevos retos estratégicos. Y sí, hemos cometido errores en el camino. Pero incluso en esos momentos, trabajamos de forma sostenible, generando progreso, valor y bienestar para el cliente y para nosotros mismos.
Ese es el verdadero indicador de una transformación que funciona. La historia continúa. Y si llegaste hasta aquí, probablemente en Castor podamos acompañarte. ¿Conversamos?