Sobre el cambio cultural, retrospectivas y hábitos

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Cambio cultural, retrospectivas y hábitos

Desde hace algunos años cada vez me apasiona más el delicado equilibrio entre la aceptación de nuestro momento actual, de nuestro imperfecto ser con la capacidad de cambiar, especialmente la capacidad de propiciar cambios conscientes y con propósito, hacia el ser en que nos soñamos convertir.

 

Asimismo la vida me ha regalado el poder ser partícipe del movimiento ágil en Latinoamérica, lo que me ha hecho cuestionar el logro de los cambios culturales en las organizaciones.

 

Dentro de las muchísimas conversaciones que tenemos en los grupos de debate (que además son de desahogo y ayuda) está omnipresente el cambio cultural como uno de los pilares y una de las últimas fronteras en las transformaciones ágiles.

 

El cambio cultural se hace persona a persona, a pulso y día a día. 

 

No creo  que haya fórmula, ritual mágico, conferencia, baño o gurú que haga que una persona, y mucho menos una organización, cambie de la noche a la mañana. 

 

Después de mucho estudio, experimentos, inspección y adaptación hemos descubierto una combinación buenísima que nos ha dado resultados y te la quiero contar:

 

Primero un poco de contexto:

Las ceremonias de retrospectiva son reuniones frecuentes del equipo de trabajo (en agilidad llamadas células ágiles) para mejorar el rendimiento y el bienestar del equipo. En ellas se busca encontrar, resaltar y motivar comportamientos positivos y detectar aspectos o situaciones a mejorar del equipo. También, y no menos importante, es encontrar acciones de mejora.

 

Atomic Habits trata precisamente de esto, de ayudarnos a mejorar un poco cada día. El Objetivo de Atomic habits es ayudarnos a dejar los hábitos que identificamos como malos, y lograr los hábitos que consideramos buenos.

 

Atomic habits está basado en:

  1. Cada vez que ejecutamos un hábito recorremos los siguientes pasos: recibimos una señal, tenemos un antojo, al antojo tenemos una respuesta y obtenemos una recompensa. Podemos cambiar los hábitos interviniendo una o más de estas variables. Por ejemplo, cuando yo iba camino a casa normalmente pasaba por una heladería (señal) se me antojaba un helado, lo compraba y me lo comía (respuesta). Luego me sentía un poco feliz (recompensa) y un poco arrepentido. Antes de conocer Atomic Habits lo que hacía era aguantarme las ganas (cambiar la respuesta), pero era muy duro y frecuentemente caía en la tentación. Luego de conocerlos ensayé varias opciones y me di cuenta de que era mucho más fácil, y me hacía más feliz, intervenir la variable “Señal”. Simplemente tomaba otra ruta, y no pasaba por la heladería.
  2. Si vamos a formar nuevos hábitos, intentemos que sean obvios, atractivos, fáciles y que nos satisfagan. Si no hacemos ejercicio, no intentemos trotar 1 km el primer día, podemos empezar caminando, es más podemos empezar con una corta caminata de regreso a casa o salgamos en una compañía que nos agrade mucho, así logramos satisfacción al ejecutar el hábito.
  3. Es muy útil utilizar un Habit tracker para rastrear el hábito.

 

 ¿Qué es un Habit Tracker? Es una manera gráfica y divertida de hacerle seguimiento a la no ejecución de los hábitos que quieres dejar y la ejecución de los hábitos  a los que te quieres enganchar.

 

A mí lo que más me ha funcionado es llevar los Habit Trackers a diario, así analizo cómo ejecutarlos mejor, es decir, qué tan bien estoy cumpliendo mis objetivos de cambio.

 

Bueno, ahora si:

 

Una potentísima combinación que nos ha dado excelentes resultados para lograr el cambio cultural es:

 

Ceremonias de retrospectivas + Atomic Habits usando Habit Trackers

 

Los hábitos se trabajan diariamente, y para este propósito nos ha ido muy bien aplicando los métodos y herramientas de Lean Change Management combinado con los Atomic Habits y específicamente los Habit trackers.

 

Podemos utilizar las ceremonias de retrospectiva en las células ágiles para que los integrantes del equipo detecten la alineación con los principios, valores, métodos y acuerdos  de la organización y del equipo y cuáles son los cambios comportamentales que quieren o deben.

 

Una vez hecho esto, podemos  determinar cuáles hábitos potencian los cambios de comportamiento que quieren efectuar (opcionalmente  se puede manejar de manera muy simple un backlog de aspectos a mejorar) y pueden, a su vez, determinar cuáles pueden trabajar en el corto plazo (próximos Sprints).

Cada integrante de la célula llevará un habit tracker durante un tiempo, así podrá impulsar los comportamientos que él mismo, con la ayuda del equipo, decidió intervenir y que durante los próximos sprints serán monitoreados. El seguimiento sobre cómo se ha ido dando el cambio se hace individual y/o en equipo(s), bien sea en reuniones frecuentes, en ceremonias enmarcadas en un proceso de Lean Change Management y/o en las siguientes ceremonias de retrospectiva.

 

Este proceso puede ser cíclico y aplicando la inspección y adaptación. Es decir, se puede afianzar o afinar la manera como se están llevando a cabo los cambios de hábitos y /o elegir nuevos hábitos para ser intervenidos en ceremonias posteriores de retrospectivas. 

 

Importante: Para este cambio, y en general para los cambios organizacionales, debemos actuar desde el propósito, liderar con el ejemplo, promover la auto-organización, crear tracción y tener una comunicación pertinente con los miembros del equipo de trabajo y con otras personas que se vean afectadas por dicho cambio (Stakeholders). De nada sirve intentar este o cualquier cambio en la organización sin que los líderes den ejemplo y creen tracción entre los colaboradores. 

 

Veamos un un ejemplo:

Miremos este gráfico de retrospectiva de una de las células ágiles de nuestra compañía:

Imagen de retrospectiva

Al final de la ceremonia de retrospectiva se decidieron los siguientes aspectos a intervenir  mediante Atomic Habits y Habit Trackers:

  • Interrumpir a quien está expresando algo.
  • Llegar tarde al Daily Meeting
  • Estudio de Java, Php y Agilidad

 

Y como “Hábitos a trabajar/para mejorar” se escogieron:

 

Aspecto a mejorar Hábito a trabajar
Interrumpir a quien está expresando algo Escuchar
Llegar tarde al Daily Meeting Asistir oportunamente al Daily
Estudio de Java, Php y Agilidad El equipo determinó que si se fomenta el hábito de leer, por lo menos 15 minutos diarios, se sabría mucho más de Java, Php y Agilidad entre muchos otros.

 

Cada miembro del equipo de trabajo hizo los respectivos Habit Trackers; miremos el ejemplo de Juan Andrés Ochoa:

Habit tracker

Al analizar estos comportamientos diarios, nos hicimos preguntas como “¿Qué sucedió en los días en que sí pudimos hacerlos?”, “¿Qué en los días en que no pudimos?”, “¿Cómo cambiamos un poquito alguna de las fases de los hábitos (señal, antojo, respuesta, recompensa)?”. 

 

Basados en estos análisis hicimos algunos experimentos y medimos los resultados. Así una y otra vez hasta que algunos experimentos dieron resultados y los seguimos aplicando.

 

Al final algunos hábitos se lograrán adoptar o cambiar  y otros no, pero, al menos en nuestro caso, los resultados han sido positivos.

 

¿Qué piensas de esta aproximación? Te invito a que la analices, la pruebes y nos retro-alimentes y deseo te dé tan buenos resultados como a nosotros.

 

Gracias a Felipe Mejía, Julián Andrés Prieto y Jorge Abad por sus enseñanzas, debates y aportes para este artículo.

Te comparto este capítulo del podcast Kaizen acerca de los hábitos.
 
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Juan Andrés Ochoa

Juan Andrés Ochoa

Más de 10 años usando marcos ágiles. Acompañamiento en más de 100 iniciativas o proyectos. Certificado en Safe Scaled Agile. Scrum Master PSM I Certified. Hago Yoga, medito, leo y navego. Me gustan los buenos rones, amigos y conversaciones.  Orgulloso hijo, esposo y padre. Intento hacer de este un mundo mejor.

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