Digitalizar es llevar procesos y servicios a canales digitales. Transformar es cambiar la forma en que una organización piensa, decide y crea valor, apoyándose en lo digital. 

Esta organización tradicional ya había recorrido buena parte del primer camino: muchos de sus servicios estaban en canales digitales.  El siguiente paso era fortalecer la manera en que identificaba oportunidades y convertía sus ideas en productos digitales.

El desafío

Nos buscó para dar el siguiente paso y construir juntos su plan de transformación digital, empezando por la forma en que decide qué productos crear, cómo crearlos y quién participa.

Así lo hicimos

En Castor trabajamos junto con la organización en la construcción de una metodología para el desarrollo de productos digitales. El resultado fue un playbook, versión 1.0, que organiza el proceso en tres fases.

1. Estratégica: entender antes de construir

Antes de pensar en una solución, es necesario entender el problema que se quiere resolver, para quién y por qué es importante para el negocio. En esta fase se busca:

• Definir desde el inicio las métricas que permitirán evaluar su éxito.

• Identificar y definir el problema.

• Entender a quién afecta y qué necesita.

• Conectar la iniciativa con las prioridades del negocio.

2. Táctica: investigar, diseñar y validar

Una vez definido el problema, se profundiza en él desde diferentes perspectivas. Esto implica escuchar a los usuarios, involucrar a las áreas relevantes y considerar las dimensiones de negocio, tecnología, experiencia de usuario y aspectos legales.

El objetivo es evaluar alternativas antes de comprometer recursos en el desarrollo.

En esta fase se busca:

• Investigar y comprender mejor la necesidad.
• Explorar posibles soluciones con las áreas involucradas.
• Definir un producto mínimo viable (MVP).
• Validar las propuestas con usuarios reales antes de construirlas.

3. Operativa: construir, medir y aprender

Con una solución definida y validada, comienza el desarrollo por ciclos de trabajo.

La metodología propone hacer seguimiento al avance, las fechas, los riesgos y los bloqueos para detectar dificultades a tiempo y mantener la continuidad de las iniciativas.

Después del lanzamiento, el trabajo no termina: se revisan los resultados frente a las métricas definidas y se utilizan los aprendizajes para orientar las siguientes versiones del producto.

El equipo: responsabilidades compartidas

La metodología promueve una colaboración más clara entre la organización y Castor.

El equipo estuvo conformado por:

• Líder de UX: responsable de orientar el trabajo de experiencia de usuario y velar por la calidad y coherencia de las soluciones.
• Diseñadores UX/UI de Castor: encargados de apoyar la investigación, el diseño y la validación de las soluciones digitales, incorporando las necesidades de los usuarios.
• Dos facilitadores de Castor: encargados de acompañar la ejecución de las iniciativas, hacer seguimiento a los sprints y compromisos, coordinar agendas y fechas, identificar bloqueos y ayudar a gestionarlos para mantener el avance.
• Equipo de la organización: responsable de aportar el conocimiento del negocio, definir las prioridades y tomar las decisiones estratégicas sobre los productos e iniciativas.

Así, las decisiones se toman con una visión más completa y las iniciativas cuentan con mayor claridad sobre qué se está haciendo, por qué y cuál es el siguiente paso.

Ia como apoyo al proceso

La inteligencia artificial también se incorporó como herramienta de apoyo en distintas actividades del trabajo.

Se utilizó para generar presentaciones y documentación en PDF, sintetizar hallazgos de investigación y apoyar evaluaciones heurísticas que ayudan a identificar posibles problemas de usabilidad.

Además, se creó en Claude un sistema de diseño basado en el manual de marca de la organización, con el propósito de mantener la consistencia visual de las presentaciones.

Estas herramientas apoyan tareas específicas y facilitan el trabajo del equipo, pero no reemplazan el criterio profesional ni la validación con usuarios reales.

Lo que cambió

Hoy la metodología ordena la forma en que la organización decide y crea sus productos digitales, con etapas, actividades y responsabilidades más claras. El cambio más grande está en cómo se reparten los roles:

• El usuario participa desde el diagnóstico hasta las pruebas, y las decisiones sobre lenguaje y flujos se toman con lo que él dice y hace.
• Casi todas las iniciativas llegan a construcción con métricas de éxito acordadas con el negocio.
• Las vicepresidencias se concentran en la dirección, y los equipos deciden cómo llegar.
• El equipo de desarrollo recibe un MVP probado con usuarios y priorizado, en lugar de un documento de requerimientos.
• El avance, los riesgos y los bloqueos se revisan durante todo el proceso, y lo observado en cada iniciativa orienta las siguientes versiones.

El playbook se encuentra en su versión 1.0 y se está poniendo a prueba en iniciativas reales. Esta etapa busca aplicar la metodología, aprender de su uso y ajustarla a las necesidades de la organización.

Cuatro iniciativas para poner la metodología a prueba

Una metodología se pone a prueba en proyectos reales. Por eso, el playbook comenzó a utilizarse en cuatro iniciativas de producto digital, cada una en una etapa y con unas condiciones diferentes.

Las primeras experiencias permitieron observar dos escenarios: una iniciativa que llevaba meses en curso y que logró destrabarse al incorporar la metodología, y otra que nació bajo este nuevo enfoque y avanzó con mayor agilidad en sus primeras etapas.

Iniciativa 1. Optimización de un proceso de autorización

Esta iniciativa había comenzado en mayo, antes de que existiera el playbook. Durante los primeros meses enfrentó interrupciones, cambios de prioridades y dificultades para mantener la continuidad del trabajo.

En septiembre, con la incorporación de la metodología, el equipo empezó a trabajar con una ruta más estructurada, mayor claridad sobre los siguientes pasos y un seguimiento más organizado. Esto ayudó a destrabar la iniciativa y recuperar el avance.

Para octubre, el proyecto estaba entrando en su fase operativa. La experiencia mostró cómo una metodología compartida puede ayudar a retomar iniciativas que han perdido ritmo y darles una dirección más clara.

Iniciativa 2. Digitalización de solicitudes por mensajería

A diferencia de la primera, esta iniciativa nació cuando el playbook ya estaba en marcha, por lo que pudo aplicar la metodología desde el comienzo.

Iniciada en septiembre, en octubre se encontraba cerrando la definición de su producto mínimo viable (MVP) y avanzando en la identificación de un proveedor para su desarrollo. La meta planteada era contar con el producto terminado en diciembre.

Su recorrido inicial fue más ágil que el de la primera iniciativa, aunque ambas partieron de condiciones diferentes. Este caso permitió poner en práctica desde las primeras etapas la definición del alcance, la claridad de los siguientes pasos y la preparación antes de iniciar el desarrollo.

Iniciativa 3. Escalamiento de un servicio digital

Esta iniciativa también hizo parte del ejercicio de aplicación de la metodología, aunque tuvo una pausa por prioridades estratégicas del negocio.

Su experiencia recuerda que contar con un proceso estructurado no elimina los cambios de prioridades. La metodología también debe ayudar a evaluar cuándo continuar, ajustar o pausar una iniciativa de acuerdo con las necesidades del negocio.

Iniciativa 4. Evolución de un producto digital

La cuarta iniciativa se incorporó al proceso como otra oportunidad para aplicar y ajustar la metodología en un contexto real de desarrollo de productos digitales.

Junto con las otras iniciativas, contribuye a identificar qué prácticas funcionan, qué aspectos necesitan ajustes y cómo adaptar el playbook a las condiciones de los distintos proyectos.

La comparación entre las dos primeras iniciativas permite observar una diferencia relevante: una metodología puede ayudar tanto a recuperar el ritmo de un proyecto que ya estaba en marcha como a organizar el trabajo desde el inicio de uno nuevo.

Antes, un área detectaba una necesidad y la llevaba a aprobación. Luego venían reuniones donde opinaban directivos, analistas y desarrolladores al mismo tiempo, sin que casi nadie hubiera hablado con un usuario. Al final quedaba un documento de requerimientos que el proveedor interpretaba lo mejor que podía. Si el producto confundía a la gente, se descubría cuando ya estaba en sus manos.

Una iniciativa, antes y ahora

Ahora, esa misma necesidad tiene que conectarse primero con la estrategia de la organización. Si se elige, un equipo de producto habla con usuarios y revisa datos antes de proponer alguna solución, y la solución se prueba con personas reales antes de construirla. La mayoría de los niveles participan en el momento que les corresponde. Cuando el producto sale, se mide, y lo que se aprende entra en la siguiente versión.

Lo que puede llevarse otra organización tradicional

Ordenar antes de comprar tecnología. Si no está claro quién decide qué y en qué momento, casi cualquier herramienta nueva hereda el desorden.

Hablar con los usuarios antes de escribir requerimientos. Lo que el usuario entiende y lo que la organización cree que entiende suelen ser cosas distintas.

Dejar que la mayoría de los niveles trabajen a su altura. Los directivos aportan más cuando definen la dirección, y los equipos cuando deciden cómo llegar.

Hacer que el método sea de la organización. Funciona cuando la gente lo siente propio y lo usa sin que alguien de afuera tenga que empujarlo.

El camino apenas comienza

La transformación digital no ocurre por implementar una metodología ni por incorporar nuevas herramientas. Requiere cambiar hábitos, aprender de la experiencia y construir una forma de trabajo que pueda evolucionar con la organización.

Para esta organización, el playbook representa un primer paso para estructurar el desarrollo de productos digitales y poner a prueba nuevas maneras de trabajar. Las iniciativas en curso permitirán identificar qué funciona, qué debe ajustarse y cómo consolidar la metodología en el tiempo.

En Castor creemos que la tecnología aporta más valor cuando está acompañada de criterio, conocimiento del negocio y una comprensión real de las personas que la van a utilizar.

Y si llegaste hasta aquí, probablemente en Castor podamos acompañarte. ¿Conversamos?

Quiero Iniciar una Conversación

Puedes Descargar Gratis nuestro Ebook de Transformación digital hoy mismo