En los últimos meses se han vivido tiempos convulsos en algunos países de América Latina, en los que las protestas y manifestaciones han sido las protagonistas, por diversas causas y problemáticas presentes en cada nación. Particularmente en Colombia se han visto varias manifestaciones relacionadas al Paro Nacional que ha frenado muchas empresas y ha afectado millones de personas.

Estas noticias y la dificultad que muchas empresas encuentran para continuar con sus operaciones en escenarios sociales y políticos complejos, me hicieron pensar en varios aspectos que la Transformación Digital ha permitido cambiar, poniendo a nuestro alcance herramientas que nos permiten continuar con nuestras actividades.

Por ejemplo, en  nuestra empresa, gracias a trabajos que hemos estado haciendo durante años no hemos tenido contratiempo alguno en estos días de paro y aunque sabemos que si la demanda de nuestros servicios se contrae nos veremos  afectados, hasta ahora la productividad y el bienestar de nuestros antes que disminuir ha aumentado.

¿Por qué? Porque estábamos preparados para estos momentos y cuando sucedieron no fue sino decir: “Bueno señores, dada esta situación aplicamos lo planeado”.

Es más, en este momento estamos creando entre toda la empresa una iniciativa llamada FlexiWork 1d para que podamos tomar un día a la semana para trabajar desde donde queramos. Esto es a partir de enero 1 de 2020 y la meta es, en el trimestre 2 de 2020, tener FlexiWord 2d.

y, ¿Qué hicimos?

Hace varios años aplicamos un Business Impact Analysis. Se trata de un análisis de impacto que intenta gestionar las consecuencias de interrumpir las funciones de una empresa. Asimismo, el BIA procesa y reúne la información necesaria para desarrollar estrategias de recuperación.

Intentando simplificar  y plasmar el BIA los pasos pueden ser:

Considerar el impacto 

Un BIA debe identificar los impactos operativos y financieros que resultan de la interrupción de un negocio, sus funciones y procesos. Algunos impactos o consecuencias pueden ser: 

• Pérdida de ventas o entradas de dinero
• Retraso de ventas o entradas de dinero
• Aumento de gastos (Por ejemplo: horas extra, trabajo externo, etc.)
• Multas reguladoras 
• Penalidades de contratos o pérdidas de bonos de contratos 
• Insatisfacción en los clientes 
• Retraso de planes de negocio

Analizar Tiempo y duración de las posibles interrupciones 

El momento en el que las tareas y procesos de una empresa son interrumpidos juegan un rol fundamental en las pérdidas. Una tienda que sufre daños las semanas antes de una fecha especial puede perder gran parte de sus ventas anuales. Un apagón de unos pocos minutos puede ser un evento inofensivo para varias empresas, pero un apagón de horas puede resultar en pérdidas significativas. Una interrupción corta de producción puede superarse con envíos desde un almacén pero la interrupción de un producto de alta demanda puede ser de gran impacto. 

Responder un cuestionario de BIA en conjunto con los colaboradores, empleados, o personas relacionadas con la empresa. Se debe estudiar la forma en la que el negocio fabrica sus productos o provee sus servicios. Pedirles a los colaboradores que identifiquen las potenciales consecuencias que pueden ocurrir si la producción del producto o servicio es interrumpida. El BIA debe identificar también los procesos y recursos necesarios para que la empresa siga funcionando en condiciones críticas a distintos niveles. 

Identificar los impactos potenciales de la interrupción de los procesos y funciones de la empresa. Escenarios que traen interrupciones significativas deben ser evaluados en términos de impacto financiero si es posible.

Algunas de las consecuencias que puede sufrir una empresa en uno de estos escenarios son: 

• Daño físico a edificios 
• Daños a equipos y maquinarias 
• Paso restringido a edificios
• Interrupción de la cadena de suministros o transporte de productos 
• Apagones 
• Daño o pérdida de datos e información 
• Ausentismo de empleados esenciales 

Elaborar el  Plan de continuidad del negocio y un Plan de recuperación de desastres particularmente en nuestro caso enfocamos estos planes con un enfoque ágil, es decir, lo convertimos en un Backlog de historias de mejoramiento.

Aplicar lo plasmado en el  Backlog de historias de mejoramiento. Donde lo más importante es involucrar en la cotidianidad las mejores prácticas que se detecten. 

Por ejemplo las prioritarias para nosotros fueron:

• • Cloud First: Todo el software que usemos, los datos  y el procesamiento debe hacerse, en lo posible desde la nube. Por ejemplo: no tenemos archivos en servidores propios on Premise (en la oficina). Todo está en la nube. Las copias deben ser en la nube también.
  • Mobility First: Todos los colaboradores debemos usar en lo posible Hardware y software que permita la movilidad. Por ejemplo, en cuanto a los computadores, deben ser portátiles y no PCs de escritorio.

• Redundancia en medios de comunicación:  Lo que menos usamos es el teléfono fijo de la oficina, usamos más los celulares  y herramientas de comunicación como Zoom y Hangouts. Tenemos algunas de estas libres y algunas pagas. y en cuanto a chats tenemos tanto Whatsapp como Slack.

• Habilitación de trabajo remoto: Desde hace años nos estamos habilitando y  entrenando en cómo hacerlo, cumplimos con la normativa Colombiana y conocemos detalles de productividad para los trabajos remotos. Por ejemplo: Siempre usar la cámara, tener planes de contingencia cuando no funciona internet y el uso de herramientas de diagramación y edición de documentos remota y colaborativa.

Y por último, como en todo lo de Transformación digital y como siempre, tener un enfoque sistémico. Es decir de cualquier paso se debe pensar si es necesario pasar a uno otros pasos y no quedarse quieto, no considerar el BIA como proyecto sino como un producto o iniciativa.

Te invito a que apliques herramientas como el BIA en tu organización y te prepares para futuras situaciones como los días de paros y marchas.

Reflexiones finales:

Hay otros sectores, como el retail, donde una tienda física se verá afectada de manera ineludible en días de paro, entonces si yo estuviera en esa situación me preguntaría, ¿Será que es el momento inminente de entrar o fortalecer el ecommerce? ¿Cómo puedo prepararme mejor para una nueva situación como esta? 

Y más duro aún: Pueden haber otros sectores en los cuales ya no sea atractivo permanecer. Si estoy en un sector en extremo vulnerable a este, o a otro riesgo me preguntaría: Si fuera a emprender en este momento: ¿entraría a este sector? y después de una profunda reflexión intentaría encontrar las respuestas, y actuaría en consecuencia.

Sé que son preguntas con respuestas difíciles, pero estos tiempos turbulentos nos llaman más a la reflexión y si nosotros no actuamos, seremos simples espectadores de nuestro destino.

Mi invitación es a que revises lo que te sirva de este artículo y , si lo consideras, propicies y /o ayudes en los  tu organización para que cuando se repitan paros y días duros como los que están pasando, estés mejor preparado.

Imagen tomada de : https://www.pexels.com/es-es/foto/accidente-accion-auto-automotor-220996/

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