Plan y presupuesto detallado Vs Iniciativa ágil
Imagina esta escena: en el concilio de Elrond están Frodo, Sam y Merry (Hobbits), Gandalf (Mago), Aragorn y Boromir (Hombres), Legolas (Elfo) y Gimli (Enano).
Frodo tiene un anillo, que en manos de Saurón destruirá la todo lo bello de la tierra media y necesitan destruirlo para preservar la tierra media como existe. Todos lo tienen claro.
Necesitan hacerlo cuanto antes. Sin embargo, no saben la fecha en que lo lograrán. Tienen algunos recursos, no saben cuántos en realidad (es más, no tienen ni lo necesario, como la capa de invisibilidad que conseguirán en el camino), pero tienen claros su iniciativa, el porqué la tomaron y su propósito superior.
Entonces forman entre ellos la Comunidad del Anillo, cuya misión es llevar el anillo al monte del destino, donde fue forjado y arrojarlo a los fuegos eternos de Mordor, para así destruirlo.
Eligen como responsable de este objetivo a Frodo, el que mejor se ajusta para esta misión, alma pura, inteligente, pequeño, furtivo y teniendo en cuenta principalmente que su contexto actual y propósito personal se acopla perfectamente con el propósito de la iniciativa y por lo tanto está absolutamente comprometido ella.
¿Qué habría pasado si hubiera un vicepresidente de planeación, experto en presupuestos centrado sólo en la planeación detallada , rigurosa y a largo plazo y además sin mindset ágil?
Muy probablemente, en medio de la emoción de la comunidad del anillo hubiera dicho: «Un momento colegas, necesitamos hacer de esto un proyecto. Mmmmm en primer lugar, ¿cuándo llegarán exactamente al monte del destino? ¿qué caminos tomarán? ¿en dónde estarán cada semana? ¿cuánto gastarán cada mes? ¿cuál es el margen de seguridad para las inversiones que estamos haciendo?». Todos en el concilio se mirarían aterrados, ni el buen Gandalf, uno de los 5 grandes magos de la tierra media, tendría la respuesta para esto.
La historia hubiera sido muy distinta, después de 5 comités, hubieran tardado 8 meses en tomar la decisión, hubieran empezado demasiado tarde , o no hubieran emprendido la aventura y probablemente hubieran fusionado la tierra media con Asgard, Westeros o cualquier otra tierra.
Pero tranquilos mis amigos, hay otras aproximaciones.
Creo que en el universo de Tolkien la aproximación que se tomó a la aventura si tuvo trazos de enfoque ágil (Sí, el pensamiento ágil, sin el rótulo, existe mucho antes del manifiesto, tanto en mundos reales como imaginarios)
Imaginándonos que la comunidad del anillo fuera ágil con el mindset, valores, principios, artefactos y conocimientos que están al alcance hoy, la es posible que hubieran tenido pensamientos cómo estos:
Se hubiera hablado de:
- Valor, no de alcance
- Iniciativa y no de proyecto
- Backlog y de historias de usuario, no de tareas detalladas planteadas desde el principio.
- Alcance fijo y tiempo y recursos variables, no de cerrar en un triángulo de hierro el alcance, los tiempos y los recursos.
- Administración de portafolio y de Lean Budgets, no de presupuesto detallado por semanas y actividades.
y teniendo en cuenta los OKR (Objective and Key Results):
- El propósito de la iniciativa podría haber sido preservar la vida en la tierra media como existe,
- El O (Objetive) de la iniciativa podría haber sido ganar la guerra a Saurón y su ejercito
- El KR (Key Result o Resultado Clave) principal podría haber sido destruir el anillo de poder antes que Saurón los debilitara de manera irreversible.
- Los A (Accionables) podrían ser: Ir por caminos poco transitados, utilizar lo menos posible el anillo para hacer invisible a Frodo.
En general se le hubiera dado máximo presupuesto disponible a esta iniciativa (dado valor de su propósito) y se le hubiera hecho acompañamiento en la medida que las circunstancias lo pedían. Especialmente en los momentos más críticos, para lograr el Resultado clave
Sí, mis amigos, con un enfoque basado en agilidad se hubiera podido vivir la aventura, y ejecutar la iniciativa de un razonable, dentro del su contexto.
Y esta historia, ¿qué tiene que ver con la elaboración planes y de presupuestos?
Pues, como en esta aventura, se tiene (o se debería tener) claro el Propósito de la organización, pero al momento de hacer el presupuesto no se tienen claras todas las especificaciones, requerimientos o historias de usuario que se tendrán en cada momento de ejecución del presupuesto.
Entonces, si se presiona al pobre jefe o coordinador para que haga el plan y presupuesto detallado, muy seguramente pone la misma cara que pondría el aterrado Frodo con la pregunta, y pensaría: “No tengo idea…” Pero igual hay que pasar el presupuesto porque sino no justifico mi puesto. Entonces pasa valores, costos, gastos, fechas, presupuesto detallado por meses y se prepara para sufrir.
Igualmente, en nuestra historia existen otras aproximaciones, también rigurosas y flexibles, pero que al contrario de ignorar la incertidumbre, la reconocen y la abrazan como un aspecto normal y cotidiano de la vida y de los negocios, como lo expusimos en la aproximación ágil.
Reflexión final: No es necesario utilizar un marco en específico, es más: no es necesario el rótulo «ágil». Lo importante realmente es encontrar maneras de pensar centradas en el valor, en el propósito y en abrazar y aprovechar la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad, en esencia el cambio continuo. Esa es mi invitación para ti y tu equipo de trabajo en los planes que estén haciendo.
Enlaces de interés:
https://www.infoq.com/minibooks/noprojects-value-culture/
Marco de agilidad safe: https://www.scaledagileframework.com/
Lean Budgets : https://www.scaledagileframework.com/lean-budgets/
Program increments: https://www.scaledagileframework.com/program-increment/
OKR: Charla Ted Talk de John Doerr
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