Frodo y el presupuesto de
proyectos de tecnología

Imagina esta escena: en el concilio de Elrond, están Frodo, Sam, Merry Pippin (Hobbits), Gandalf (Mago), Aragorn y Boromir (Hombres), Legolas (Elfo) y Gimli (Enano). Frodo tiene un anillo, que en manos de Sauron destruirá todo lo bello de la tierra media y necesitan DESTRUIR EL ANILLO, ese es su objetivo, todos lo tienen claro. Necesitan hacerlo cuanto antes sin embargo, no saben la fecha en que lo lograrán, tienen algunos recursos, no saben cuántos en realidad (es más, no tienen ni lo necesario, como la capa de invisibilidad que conseguirán en el camino), pero tienen clara la decisión, el por qué la tomaron y a quién se le encargará la misión.

Entonces forman entre ellos la Comunidad del Anillo, cuya misión es llevar el anillo al monte del destino, donde fue forjado y arrojarlo a los fuegos eternos de Mordor, para así destruirlo.

El principal responsable de este objetivo es Frodo, el que mejor se ajusta para esta misión, alma pura, inteligente, pequeño, furtivo y sobre todo, absolutamente comprometido con el objetivo. ¿Qué habría pasado si hubiera un vicepresidente de planeación, experto en presupuestos y sin visión ágil de los planes? Muy probablemente, en medio de la emoción del comité hubiera dicho: “un momento colegas, necesitamos hacer de esto un proyecto. Mmmmm en primer lugar, ¿cuándo llegarán exactamente al monte del destino?, ¿qué caminos tomarán?, ¿en dónde estarán cada semana?, ¿cuánto gastarán cada mes?, ¿cuál es el margen de seguridad para las inversiones que estamos haciendo? “Todos en el concilio se mirarían aterrados, ni el buen Gandalf, uno de los 5 grandes magos de la tierra media tendría la respuesta para esto.

Frodo y el presupuesto de proyectos de tecnología

Algún lector dirá, ¡uy menos mal no había directores de proyectos en la tierra media! La historia hubiera sido muy distinta, después de 5 comités no hubieran emprendido la aventura y probablemente hubieran fusionado la tierra media con Asgard, Westeros o cualquier otra tierra. Pero tranquilos mis amigos, hay otras aproximaciones, si se hubiera asumido esta aventura con un enfoque ágil, específicamente teniendo en cuenta Safe, o Agilismo escalado, no hubieran hablado de proyecto, sino de una iniciativa. No hubiera habido presupuesto detallado por semanas, sino que se hubiera hablado de administración de portafolio, y se le hubiera asignado un Lean Budget. En Castellano, se le hubiera dado máximo presupuesto disponible a esta iniciativa (objetivo) en este caso y se le hubiera hecho acompañamiento en todo lo posible, en la medida que las circunstancias lo pedían, especialmente en los momentos más críticos, para lograr el Mínimo Producto Viable, en este caso el Mínimo Servicio Viable, ¿Cuál servicio? Pues destruir el anillo. Si mis amigos, con un enfoque Safe, basado en Métodos ágiles, o Agilismo se hubiera podido vivir la aventura…

Y esta historia, ¿qué tiene que ver con el presupuesto de proyectos de tecnología? Pues como en esta aventura, se tiene (o se debería tener) claro el objetivo de negocio, pero al momento de hacer el presupuesto no se tienen claras todas las especificaciones, requerimientos, o historias de usuarios.

Entonces, el pobre jefe o coordinador de tecnología pone la misma cara que pondría el aterrado Frodo con la pregunta, y pensaría, no tengo idea… Pero igual hay que pasar el presupuesto, entonces pasa valores, costos, gastos, fechas, presupuesto detallado por meses y se prepara a sufrir. Igualmente, en nuestra historia, existen otras aproximaciones, también rigurosas y flexibles, pero que al contrario de ignorar la incertidumbre, la reconocen y la abrazan como un aspecto normal y cotidiano de la vida y de los negocios; como lo son el Lean Portfolio management, los Lean budgets, los Program Increment Objetives y Program Increments propuestos por Safe, basados en la agilidad.

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