Así enseñamos el método Kanban en nuestras asesorías

Dentro de nuestras vivencias y consultorías hemos detectado que el aprendizaje en el contexto adecuado y en ambientes relajados potencia tanto la transferencia de conocimiento y el cambio de actitudes en las personas, como la integración y el compromiso de los participantes de un equipo de iniciativas.

Por eso decidimos mostrar los beneficios de los métodos Kanban y Scrum en un proceso real, llevando al equipo a una línea de producción de pizzas.

Pero primero, aclaremos de qué se trata Kanban: es un sistema de tarjetas usado inicialmente en procesos de producción, que permite tener la visibilidad del estado de las actividades para todos los interesados. Este sistema se ha popularizado en otras áreas del conocimiento, permitiendo que cualquier tipo de labor se pueda monitorizar con ellas y crear un orden en el equipo de trabajo que lo usa.

Los principios de Kanban son: 

1. Visualizar el trabajo y las fases del ciclo de producción o flujo de trabajo: El objetivo de esta visualización es que quede claro el trabajo a realizar, en qué está trabajando cada persona, que todo el mundo tenga algo que hacer y el tener clara la prioridad de las tareas.
2. Determinar el límite de “trabajo en curso (o Work In Progress): se debe definir cuantas tareas como máximo puede realizarse en cada fase del ciclo de trabajo
3. Medir el tiempo en completar una tarea (lo que se conoce como “lead time”).

Scrum por su lado es un conjunto de prácticas, basadas en Agilidad, para hacer que los equipos generen más valor y sean más felices, y muchas personas, incluyéndonos, hemos aprovechado las ventajas de Kanban y Scrum y le hemos agregado roles y actividades que facilitan generar ciclos de trabajo en equipos autogestionados.

Estas prácticas pueden ser usadas a cualquier nivel de la organización, independientemente del área del conocimiento o tipo de actividad pueden usarse y tienen muy buenos resultados en productividad y entrega de valor.

Varios clientes han necesitado familiarizar a sus colaboradores con la Agilidad, iniciando por el método Kanban e involucrando conceptos de Scrum, y para llevarles este aprendizaje de manera práctica hemos usado el proceso de hacer pizzas en la vida real.

A continuación, te contamos de qué se trata la actividad para que puedas recrearla. Si tienes alguna pregunta adicional nos la puedes hacer escribiendo al correo:  contacto@castor.com.co

Taller Pizza Kanban

Objetivo: Sensibilizar, capacitar y entrenar en Kanban y algunos conceptos de Scrum en una actividad lúdica y llamativa para clientes y empleados

Preliminares:

Hacerla en una pizzería real

Duración: Entre 2 y 3 horas.

Coordinar con el jefe de la pizzería

Debe tener: Masas de pizza tamaño personal ya listas para ser extendidas; todos los ingredientes de 1 ó 2 tipos de pizzas sencillos (puede ser pepperoni y Hawaiana)

(Se ponen los ingredientes en la mitad en unas mesas)

Reglas del Juego:

1. Cada equipo debe armar pizzas
2. Se les dice quiénes son los clientes (una persona de la empresa que da la charla y el jefe de cocina que explica). Ellos deben tener solicitudes puntuales como que quieren una pizza triangular o que quieren una pizza sin ciertos ingredientes, o con más queso
3. Se considera “pizza terminada” a una pizza lista para hornear
4. Se puntúan las pizzas así:

1. 1. Una pizza buena: +10 pts
   2. Cada masa o ingrediente que quede en la mesa de los participantes y no en una pizza terminada: -5 pts
   3. Una pizza que no tenga las características de lo que pidió el cliente: -10 pts

Etapas del ejercicio:

1. Se explica una introducción a la Agilidad y se cita pero NO se enseña el método Kanban, no se explica el método
2. Alguien de la pizzería explica cómo se hacen las pizzas (debe ser muy sencillo)
3. Se explican las reglas del Juego
4. Se hacen pizzas por 10 ó 12 minutos. Se les avisa 30 segs antes que se acabe el tiempo
5. Se puntúan, se hace retroalimentación de lo que sucedió, sobre todo cómo se sintieron
6. Se les explica el método Kanban, incluyendo:
   1. Qué es, por qué es importante, y para qué sirve
   2. Importancia de preguntarle al cliente qué quiere
   3. Tablero Kanban
   4. A nosotros nos gusta introducir el concepto de Scrum Master, y que él se encargue de coordinar, tener todo organizado y limpio, traer ingredientes
   5. Se les explica el Burndown Chart, aunque no se haga
   6. Se les explica que es un output y un outcome
   7. Se les motiva a que cada 2 minutos retroalimenten y mejoren el ritmo
7. Mientras se están haciendo los puntos 6.6 y 6.7 se traen las pizzas y las comen
8. Se hacen pizzas nuevamente por 10 ó 12 minutos. Se les avisa 30 segs antes que se acabe el tiempo
9. Nuevamente se puntúan, se hace retroalimentación de lo que sucedió, la diferencia entre cómo fue el proceso sin Kanban y cómo con Kanban, sobre todo: cómo se sintieron.
10. Se hace un ejercicio con post it en un Canvas (graficando en un tablero), que tenga 3 espacios: qué les gustó, qué no les gustó y qué se llevan de aprendizaje.

Con este ejercicio las personas se llevan un aprendizaje básico por medio de actividades lúdicas, de buenas prácticas ágiles que sirve como sensibilización para posteriores profundizaciones en el tema.

Aquí las personas salen motivadas, con claridad en los beneficios de estas prácticas y es propicio continuar en las labores diarias introduciendo estos conceptos con el apoyo de expertos que los puedan orientar.

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