Cómo y porqué decliné a presentar un RFP (Request For Proposal) para una “Transformación ágil”

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Agilidad y Request For Proposal

Hace pocos días, una prestigiosa empresa en Colombia, convocó a Castor a una selección de proveedores para una consultoría en Transformación ágil.

Acabé de contestarle al cliente que no iba a responder un RFP de 20 páginas cuya respuesta iba a tener por lo menos 60 páginas  muy elaboradas.

Agilidad y Request For Proposal

A continuación mi respuesta:

Cordial saludo

Confirmo que sí recibimos el RFP, les agradecemos tenernos en cuenta y sí queremos participar.

Sin embargo este proceso de compra de consultoría, con este RFP, con estas características y este tamaño se aleja de los valores ágiles y por eso declino a presentar el RFP.

Si esto implica no participar en el negocio, respetaré la decisión de ustedes.

Te cuento específicamente a que me refiero :

La Agilidad se basa en 4 valores y 12 principios, plasmados en el Manifiesto ágil.

Considero que este proceso y este RFP se alejan de los 4 valores, como te contaré a continuación:

Valor ágil 1: Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas. y Valor Ágil 2: Es más importante el software funcionando ( en este caso los resultados de transformación) que la documentación exhaustiva.

Queremos enfocar nuestra energía a generar valor con ustedes, no a crear un documento tan grande exhaustivo y que intenta ser  predictivo.

Les proponemos como alternativa que hagan un Workshop o  una hackatón de uno o dos días, con uno o varios proveedores, y que ahí decidan cómo hacer un experimento con uno o dos de ellos. Los resultados dirán con cuales se quedan al final.

Valor ágil 3: Colaboración con el cliente sobre negociación contractual.

Me resisto a hacer una selección exhaustiva para un contrato grande sin haber colaborado, sin que las personas de ambas empresas se conozcan, sin ver si las culturas son compatibles o no.

Les proponemos  como alternativa ir trabajando  y hacer contratos pequeños inicialmente e incrementales en el tiempo, a medida que nos vamos conociendo.

Valor ágil 4: Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan.

En el RFP dice que debemos citar cuáles pasos tiene la transformación, a quienes debemos capacitar y qué estructura y roles deben  tener ciertos departamentos de la empresa para adoptar la agilidad. Esto sólo se puede esbozar o prototipar en el momento y después de haber conocido muy bien la empresa y el contexto del equipo en ese momento. No hay recetas, es más , lo que funciona en un momento para un equipo puede que no funcione en otro momento. Te invito a que revises el marco Cinefyn específicamente en cuanto a los entornos complejos y caóticos. Allí lo ideal es hacer experimentos, por eso no te puedo responder de antemano.

Propongo como alternativa  hacer unas primeras iteraciones, semanas cada una, y a medida que iteramos ir definiendo Juntos y en contexto las actividades para la transformación.

Por último te invito a que revises a profundidad si en realidad quieres contratar a un proveedor que te responda «muy bien» el RFP pero que al hacerlo no tenga en cuenta estos 4 valores ágiles, sobre lo que se basa la agilidad. Que a su vez es el  principal vehículo (El cómo) para hacer una transformación. Esto desde nuestro conocimiento y experiencia.

Me despido quedando  a tu disposición para futuras iniciativas y reiterando nuestra disponibilidad.

Atentamente Juan Andrés.

Y ¿Porque respondí esto?

  1. “Debemos practicar lo que vendemos», ese es uno de nuestros principios en la empresa, si mi empresa es consultora en agilidad debe creer  y por lo tanto aplicar los principios ágiles.
  2. Sólo entramos a trabajar con clientes que veamos que comparten nuestra forma de ver la vida. En este caso intentamos convencerlos de hacer iteraciones cortas, que conversáramos , que vieran nuestro trabajo y la única respuesta fue que llenáramos y les mandáramos el documento y que durante la selección habláramos.
  3. Por este tipo de decisiones tal vez no entre a cierto tipo de clientes, y tal vez la empresa no crezca mucho.  Es posible.

Sin embargo, trabajar únicamente para clientes donde siento que voy a maximizar el valor y minimizar el desperdicio (Lean Thinking) me da cada vez mejores resultados y nos permite cada vez vivir mejor, y al final:

¿No es para esto que trabajamos y emprendemos?

¿Qué te parece?, ¿hubieras respondido algo parecido? o ¿hubieras modificado algo?

Para más contenidos puedes ir a castor.com.co

O me puedes escribir a juanandres.ochoa@castor.com.co

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Juan Andrés Ochoa

Juan Andrés Ochoa

Más de 10 años usando marcos ágiles. Acompañamiento en más de 100 iniciativas o proyectos. Certificado en Safe Scaled Agile. Scrum Master PSM I Certified. Hago Yoga, medito, leo y navego. Me gustan los buenos rones, amigos y conversaciones.  Orgulloso hijo, esposo y padre. Intento hacer de este un mundo mejor.

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